Citeam zilele trecute un articol al lui Sergiu Biris in care povestea cum lipsa unui multitasking performant pe iPad i-a dus un spor de productivitate. Cand nu poti rula foarte multe aplicatii in paralel tinzi sa te concentrezi mai mult la task-ul tau curent.
Pentru ca in decursul zilei se aduna foarte multe casute deschise (Tweetdeck, Mail-ul, tab-uri in browser, conversatii pe messenger, editoare de cod, readerul etc), un pont oferit pe Lifehacker mi-a dat un boost de productivitate: din cand in cand mai da un restart calculatorului.
Pe langa pauza care te ajuta sa-ti limpezesti gandurile, faptul ca mereu pornesti cu un lucru important in minte si putine distrageri face o diferenta majora.
Inbox Zero este un sistem pe care l-am adaptat foarte repede si usor la stilul meu de GTD, este orientat in jurul email-ului si care este recomandat celor ce gestioneaza un volum maricel de mesaje zilnic. In esenta inseamna procesarea tuturor mesajelor noi in momentul in care iti verifici email-ul, procesare care se face dupa norme clare.
Merlin Mann (cel care tine prezentarea) foloseste un sistem de 5 actiuni pe care le poate face atunci cand termina de citit un mail:
stergere
delegare
in cazul in care nu se poate lua o decizie pe moment, trimite un raspuns scurt pentru ca problema sa ramana de actualitate
amanare
rezolvare + raspuns
Eu am alterat sistemul ca sa se muleze pe nevoile mele si pe feature-urile oferite de Google Apps Mail. Imi place sa pastrez un istoric a tot ce am scris vreodata online (pastrez arhive de Yahoo Messenger, pe vremea cand schimbam platforma de mail imi trimiteam toate mail-urile catre noua casuta, am log-uri vechi de ani de zile de cand pierdeam vremea pe IRC) si ca urmare nu sterg email-uri decat in cazuri exceptionale. Atunci cand primesc un email:
daca este doar un mail informativ, citesc si arhivez
daca trebuie sa fac ceva, atunci rezolv problema si trimit un raspuns
daca pot delega, voi delega (in general sunt egoist si consider ca timpul meu e mai valoros si ca pot aduce valoare adaugata sporita daca rezolv tot ce tine exclusiv de mine – si lista nu e niciodata goala)
in cazul in care nu pot lua o actiune pe moment, voi pune o steluta si voi reveni in viitor
in plus, mereu sortez mesajul dupa ce il citesc si am un sistem de label-uri foarte bine pus la punct
In plus, mereu arhivez orice pentru a mentine inbox-ul gol si fiecare proiect are label dedicat pentru a avea mereu la indemana informatia necesara.
De cand am aplicat ce am invatat din acest filmulet productivitatea mea a crescut considerabil, stresul a scazut si pot gestiona si rezolva task-urile mult mai bine. In plus, recomand si o atmosfera zero distrageri.
