Filmul de duminica: Inbox Zero
Time and attention are finite.
Inbox Zero este un sistem pe care l-am adaptat foarte repede si usor la stilul meu de GTD, este orientat in jurul email-ului si care este recomandat celor ce gestioneaza un volum maricel de mesaje zilnic. In esenta inseamna procesarea tuturor mesajelor noi in momentul in care iti verifici email-ul, procesare care se face dupa norme clare.
Merlin Mann (cel care tine prezentarea) foloseste un sistem de 5 actiuni pe care le poate face atunci cand termina de citit un mail:
- stergere
- delegare
- in cazul in care nu se poate lua o decizie pe moment, trimite un raspuns scurt pentru ca problema sa ramana de actualitate
- amanare
- rezolvare + raspuns
Eu am alterat sistemul ca sa se muleze pe nevoile mele si pe feature-urile oferite de Google Apps Mail. Imi place sa pastrez un istoric a tot ce am scris vreodata online (pastrez arhive de Yahoo Messenger, pe vremea cand schimbam platforma de mail imi trimiteam toate mail-urile catre noua casuta, am log-uri vechi de ani de zile de cand pierdeam vremea pe IRC) si ca urmare nu sterg email-uri decat in cazuri exceptionale. Atunci cand primesc un email:
- daca este doar un mail informativ, citesc si arhivez
- daca trebuie sa fac ceva, atunci rezolv problema si trimit un raspuns
- daca pot delega, voi delega (in general sunt egoist si consider ca timpul meu e mai valoros si ca pot aduce valoare adaugata sporita daca rezolv tot ce tine exclusiv de mine – si lista nu e niciodata goala)
- in cazul in care nu pot lua o actiune pe moment, voi pune o steluta si voi reveni in viitor
- in plus, mereu sortez mesajul dupa ce il citesc si am un sistem de label-uri foarte bine pus la punct
In plus, mereu arhivez orice pentru a mentine inbox-ul gol si fiecare proiect are label dedicat pentru a avea mereu la indemana informatia necesara.
De cand am aplicat ce am invatat din acest filmulet productivitatea mea a crescut considerabil, stresul a scazut si pot gestiona si rezolva task-urile mult mai bine. In plus, recomand si o atmosfera zero distrageri.
In plus, nu uitati sa rezolvati intai task-urile care conteaza.
